Первый саратовский бизнес-форум, прошедший с привлечением федеральных и иностранных партнеров, оставил двоякое впечатление. Участники и гости могли увидеть и сильные, и слабые стороны мероприятия. Поскольку форум предложено сделать ежегодным, организаторам есть смысл присмотреться к опыту других регионов. Своим видением проведения подобных масштабных мероприятий с «БВ» поделился эксперт из Санкт-Петербурга – управляющий партнер и генеральный продюсер конференции Digitale Денис Столбов.
Три организационных кита
Идея форума должна быть доведена до участников и гостей в максимально простой и понятной форме. - В первую очередь должна быть налажена качественная коммуникация с посетителями. Вся информация, которая передается человеку через сайты, социальные сети должна быть оформлена просто и понятно. И подкреплена хорошим дизайном, - пояснил Денис Столбов. Второй кит — программа. На этой составляющей, как отметил собеседник «БВ», оступаются многие организаторы.- Нередко приглашают экспертов не самого высокого уровня. Это знакомые самих организаторов, и обязательно – чиновники, которые делают это ради галочки. Что в итоге получит посетитель и что он будет дальше с этой информацией делать – непонятно, - замечает он.Наконец, третий кит – это организация. Все мероприятие должно быть тщательно спланировано, начиная с выхода гостей форума из транспорта и заканчивая чашкой кофе во время перерыва между сессиями.
Выбор спикера
Еще одна ошибка многих форумов — однородность программы. - Мир многогранен и нет единственной точки зрения - делайте так и все будет правильно. Люди, которые говорят только об успешном опыте, часто оказываются неправы. Потому что рецепт одного успешного предпринимателя абсолютно не подходит другому предпринимателю, - поясняет генеральный продюсер Digitale. Ключ к успеху — спикеры, представляющие разные точки зрения, люди из разных сфер деятельности. - При организации Digitale мы специально расширили нашу аудиторию и сделали 4 потока - это маркетинг, менеджмент, предпринимательство и личная эффективность. Если к нам приходит предприниматель, его интересуют не только советы по управлению бизнесом, но и личная эффективность, и новые тренды в маркетинге, дополнительно он хочет развиваться как менеджер. А потому наш посетитель формирует для себя программу самостоятельно, - объясняет Денис Столбов.Время — деньги
Свою роль в успехе форума играет и тайминг. Как отмечает собеседник «БВ», перерывы между сессиями должны быть достаточно велики, чтобы выступавшие спикеры успели пообщаться с аудиторией и ответить на вопросы в неформальной обстановке. Еще одно организационное правило — у форума не должно быть закрытых зон, куда гостям пройти нельзя. Задать вопрос спикеру, при желании обменяться с ним контактами должен иметь возможность любой посетитель. В случае с Digitale перерывы занимают полтора часа, при этом самые яркие и интересные выступления сдвинуты на вторую половину сессии.Несколько слов о навигации
Гости Саратовского экономического форума оценили не только тематику сессий, но и крайнюю запутанность коридоров Поволжского института управления РАНХиГС, в котором он проходил. Между тем, успех мероприятия во многом зависит и от выбора помещения. - Все залы должны располагаться в 10-20-метровой доступности друг от друга, чтобы человек легко мог переместиться, не тратя времени, - объясняет Денис Столбов. - Мы не рассматриваем площадки, которые находятся в разных зданиях, потому что это усложняет коммуникацию. Если организатору очень просто запомнить, что у него два зала в разных зданиях, потому что он «варится» в этом полгода, то участнику мероприятия это абсолютно неизвестно. К сожалению, далеко не все организаторы форумов смотрят на событие глазами посетителей.О целях, средствах и сроках
Делать форум межрегиональным или представлять на нем преимущества одного участника, как это было в Саратове, вытекает из поставленных задач.- Если мероприятие создается для того, чтобы показать возможности региона и наладить коммуникацию с поставщиками и подрядчиками, то это нормальная практика. Но тогда нужно показывать эти возможности масштабно. Если вы выставите лишь два-три предложения, то мероприятие будет неэффективным, - считает эксперт.Срок подготовки и планирования форума, по опыту Дениса Столбова, составляет порядка 6 месяцев. За это время возможно и набрать опытную команду, и составить программу. Кадровый вопрос в данном случае ключевой. Основная фаза подготовки наступает за 3 месяца до начала форума. - У нас огромная проблема с долгосрочным планированием. У спикеров она тоже есть, у них очень узкий горизонт планирования своего графика, люди даже за месяц не могут ответить, что они будут делать, - замечает специалист. Как приходит земная слава Завоевать популярность даже удачно прошедшему форуму удается не сразу. Нужно не меньше 3-4 грамотно спланированных мероприятий, чтобы название форума стало узнаваемым. - Мы стали чувствовать изменения лишь на седьмой конференции, - рассказал Денис Столбов. - Именно тогда мы значительно улучшили свою репутацию, потому что улучшили продукт, к нам стали подтягиваться интересные компании и появились сильные спикеры. Имя на нас стало работать только сейчас. Чтобы мероприятие выстрелило, нужно минимум года три-четыре. За меньший срок выстроить отношения с подрядчиками, потенциальными спонсорами и аудиторией вряд ли получится. Советы Саратову Что же касается Саратовского экономического форума, который решено сделать ежегодным, то здесь эксперт рекомендует его организаторам определиться до конца с целями мероприятия и найти для его проведения опытных специалистов. - Все дело в менеджменте. Если мероприятие проводится не для галочки, а выполняет реальные задачи, тогда нужно подбирать правильную команду и опытных людей. Потому что название «Саратовский экономический форум» - это очень серьезно, оно ко многому обязывает, - считает Денис Столбов.
Справка «БВ». Digitale – конференция по маркетингу, организуемая маркетинговым агентством Serenity. Проходит в Петербурге последние 5 лет. Новое мероприятие, назначенное на 12-13 апреля этого года, будет юбилейным – десятым, по счету. Девиз новой конференции - «Мастерство». В течение двух дней на ней выступят 40 спикеров, лучших в своей сфере деятельности. Конференция проходит параллельно в 4 потока – маркетинг, менеджмент, предпринимательство и личная эффективность. На форуме выступят публицист Александр Невзоров, футболист Александр Кержаков, гуру маркетинга Игорь Манн, бизнесмен Дмитрий Потапенко, директор по развитию AliExpress Марк Завадский, владелец «Сноб Медиа» Марина Геворкян и другие. Подробнее о конференции можно узнать на ее официальном сайте http://digitaleconf.ru
