Современный бизнес немыслим без информационных технологий независимо от того, к какой сфере он относится. Мы оценили удобство удаленного обслуживания в банках и уплаты налогов в режиме онлайн, ведения электронной документации. Но все это обилие информации даже в некрупных компаниях начинает требовать упорядочивания. Вот тут и приходит на помощь база знаний.

Разберемся, что же это такое. Корпоративная база знаний, это большая онлайн-библиотека с документацией компании, ее электронная канцелярия, где есть вся информация, которая может понадобиться сотрудникам, руководству или клиентам. Исходя из этого базы бывают двух типов: внутренние и внешние.

Внутренняя база предназначена для сотрудников. Это всевозможные должностные инструкции, правила по составлению отчетов, графики дежурств и отпусков, внутрикорпоративные правила, рассылки о нововведениях. Словом весь тот объем информации, который помогает наладить работу. Когда у сотрудника есть доступ к базе знаний, всю нужную информацию он может уточнить, не вставая из-за стола, и существенно сэкономить время.

Внешняя база строится для клиентов и партнеров. Тут информация о продукции и услугах компании, данные о выпущенных на рынок новинках или скидочных акциях. Система обратной связи.

Кому подобная база может пригодиться? Прежде всего - компаниям, работающим в сфере продаж или услуг, особенно там, где много сотрудников, а взаимодействие сотрудник-клиент требует некой унификации. То есть - общепит, особенно сети, отели, банки, колл-центры, логистические компании. База знаний может оказаться полезным инструментом для компаний, имеющих несколько филиалов.

Основные плюсы базы знаний:

1. Экономит время сотрудников и клиентов на поиск нужной информации.

2. Улучшает эффективность работы. Сотрудник получает необходимые сведения сразу и способен быстрее и точнее выполнить поставленную задачу.

3. Помогает в обучении персонала.

4. Облегчает задачу поддержки клиентов.

5. Внешняя база может стать хорошим инструментом продаж. Разумеется, если туда загружена нужная информация.

База знаний формируется по принципу конструктора, каждая конкретная компания составляет ее из нужных ей деталей. Например, во внутреннюю базу можно включить корпоративный чат. Во внешнюю — форму заказа товара или услуги. В зависимости от характера бизнеса и текущих задач.

Сформировать базу знаний нужной конфигурации - задача для профессионалов. Есть компании, предлагающие готовые базы под ключ, например L2U. Составленная специалистами база знаний может стать хорошей заменой привычных онлайн-сервисов, особенно зарубежных, в нынешней обстановке потенциально ненадежных, и локальных папок сотрудников. Кроме того, заказав готовую базу знаний, компания получает техническую поддержку и обучение сотрудников тому, как базой пользоваться. Ведь любой инструмент эффективен только в умелых руках.